Abhaltung der ordentlichen Generalversammlungen

Abhaltung der ordentlichen Generalversammlungen
17.04.2020

Autoren: Stefan Müller, Gordana Nisevic
Fachgebiet: Gesellschaftsrecht

Abhaltung der ordentlichen Generalversammlungen in Zeiten von COVID-19

Die COVID-19 Pandemie stellt viele Gesellschaften vor die schwierige Aufgabe, eine Generalversammlung unter Einhaltung der Hygienevorschriften abzuhalten. Im Bewusstsein der Herausforderungen hat der Bundesrat daher die Abhaltung einer virtuellen Generalversammlung erlaubt. Erfahren Sie mehr, welche Varianten Ihnen zur Abhaltung zur Verfügung stehen und wie Sie dabei vorgehen sollten.

Am 13. März 2020 hat der Bundesrat die Verordnung 2 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (COVID-19) (COVID-19-Verordnung 2) ("Verordnung"), welche gestützt auf Art. 6b (alt 6a) die Abhaltung von virtuellen Generalversammlungen erlaubt. Die entsprechende Anordnung muss den Aktionären vier Tage vor der Generalversammlung schriftlich mitgeteilt oder elektronisch veröffentlicht werden. Die Massnahmen gemäss Art. 6b wurden bis am 10. Mai 2020 verlängert, wobei diese Verlängerung bzw. die geänderte Verordnung am 27. April 2020 in Kraft tritt. Grundsätzlich gilt Art. 6b für sämtliche Generalversammlungen, d.h. auch für beurkundungspflichtige Beschlüsse von Generalversammlungen. Allerdings empfiehlt es sich bei solchen Beschlüssen, vorab mit der beauftragten Urkundsperson Rücksprache zu nehmen.

Erläuterungen

Die gesetzlichen Einladungsfristen und Formvorschriften gemäss Schweizerischem Obligationenrecht werden von der Verordnung nicht tangiert, d.h. die Generalversammlungen sind weiterhin (i.d.R.) spätestens 20 Tage vor der Generalversammlung in der in den Statuten angegebenen Form einzuberufen. Allerdings können die Gesellschaften ihre Aktionäre auffordern, nicht physisch an der Generalversammlung teilzunehmen und ihre Stimmrechte mittels einer der folgenden zwei Varianten auszuüben, unabhängig davon ob die Statuten hierfür eine Grundlage vorsehen oder nicht:

  1. schriftlich oder elektronisch; oder
  2. durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter.

Nicht restlos geklärt ist, wie bei Ziffer 1 exakt zu verfahren ist bzw. welche Möglichkeiten in Betracht fallen. Nach Ansicht der Verfasser dieses Beitrags kommen nachfolgende Möglichkeiten in Betracht:

Variante 1:  Hier stehen mehrere Varianten zur Verfügung: (a) vorgängige Abstimmung via Brief auf dem Postweg, (b) vorgängige Abstimmung via E-Mail (wobei hiermit die Zustellung der unterzeichneten Stimmkarte oder Vollmacht via E-Mail gemeint ist und eine Abstimmung nur über E-Mail nicht gültig wäre), (c) Einholung von Vollmachten aller Aktionäre, um die Generalversammlung als Universalversammlung abhalten zu können (was bereits bisher als Option zur Verfügung stand) oder (d) Zuschaltung der Aktionäre via Telefon- oder Videokonferenz oder mittels anderen adäquaten Kommunikations- bzw. Liveübertragungsmöglichkeiten. Bei den Möglichkeiten gemäss Bst. (d) müssen folgende Punkte sichergestellt werden: (1) der Aktionär muss identifiziert werden können, was bei einer Videoübertragung durch Vorweisen seines Identifikationsdokuments geschehen kann oder bei einer Telefonkonferenz durch Abfragen spezifischer persönlicher Informationen (bspw. Geburtsdatum, Anzahl Aktien, Geburtsort etc.), (2) die Übertragung ist unmittelbar, d.h. der Aktionär kann an der Diskussion teilnehmen und (3) die Applikation muss funktionieren und die Funktionalität während der Generalversammlung regelmässig überprüft werden und (4) die Applikation muss den Aktionären leicht zugänglich sein. Beschlüsse der Generalversammlung unter Verletzung der vorstehenden Punkte (1) bis (4) sind nach den Regeln des Obligationenrechts anfechtbar.

Variante 2:  Hierbei erfolgt die Stimmrechtsausübung durch einen bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter. Gemäss Gesetz wird der unabhängige Stimmrechtsvertreter bei börsenkortierten Gesellschaften von der Generalversammlung bezeichnet und bei nicht börsenkotierten Gesellschaften (ohne anderslautende Bestimmungen) vom Verwaltungsrat gewählt. Auch hier sieht die Verordnung eine Erleichterung vor, indem der unabhängige Stimmrechtsvertreter bei beiden Alternativen (ungeachtet anderslautender gesetzlicher oder statutarischer Bestimmungen) direkt von der Gesellschaft bezeichnet werden kann.

Grundsätzlich ist es den Gesellschaften freigestellt, eine der beiden Varianten zu wählen. Allerdings wird für Gesellschaften mit einem grösseren Aktionärskreis bzw. börsenkotierte Gesellschaften die Variante 2 wohl eher praktikabel sein während für nicht börsenkotierte bzw. Gesellschaften mit einem kleineren Aktionärskreis die Variante 1 passender ist.

Obschon Art. 6b der Verordnung von einer "Kann-Vorschrift" spricht, ist aus Sicht der Verfasser Art. 6b zwingend für einen Aktionärskreis ab 5 Personen zu befolgen und die Aktionäre sind aufzufordern, ihre Stimmrechte gemäss einer der vorstehenden Varianten auszuüben. Art. 7c Abs. 2 der Verordnung verbietet zwar Ansammlungen von mehr als 5 Personen im öffentlichen Raum, dennoch sollte diese Anweisung auch für Ansammlungen von mehr als 5 Personen in geschlossenen Räumen befolgt werden. Ferner verbietet Art. 6 Abs. 1 öffentliche und private Veranstaltungen, worunter auch Generalversammlung zu subsumieren sind. Aus Sicht der Verfasser würde es keinen Sinn machen davon auszugehen, dass Generalversammlungen eine Ausnahme von Art. 6 Abs. 1 bilden und somit zulässig wären. Art. 6 Abs. 1, Art. 6b sowie Art. 7c Abs. 2 sind gemeinsam und nicht isoliert auszulegen. 

Vorgehen

Wurde die Generalversammlung bereits einberufen, so ist den Aktionären die entsprechende Anordnung bzw. Anweisung des Vorgehens zur Stimmrechtsauübung spätestens vier Tage vor der Generalversammlung mitzuteilen und die gesetzlichen bzw. statutarischen Einladungsfristen (i.d.R. 20 Tage) müssen nicht beachtet werden. Hierbei sind erneut die jeweiligen Bestimmungen und Formvorschriften der Statuten zu beachten.

Ist zur Generalversammlung formell noch nicht eingeladen worden, ist diese unter Beachtung der gesetzlichen bzw. statutarischen Fristen (i.d.R. 20 Tage) einzuberufen und die entsprechende Anordnung zur Stimmrechtsausübung zu erläutern.

In beiden Fällen empfiehlt sich ein Verweis auf die Sondervorschriften der Verordnung.

Sofern das Datum der Generalversammlung nach dem 10. Mai 2020 liegt aber die Einladung vorher erfolgt, können Gesellschaften gemäss den Erläuterungen zur Verordnung von der Vorschrift Gebrauch machen und eine persönliche Teilnahme ausschliessen. Es empfiehlt sich hierbei seitens der Gesellschaft den Hinweis anzubringen, wonach sie die Aktionäre entsprechend informieren wird, sollte sich die Situation vor der Generalversammlung doch noch ändern.  

Allerdings ist die vorstehende Bestimmung bzw. Erläuterung zur Verordnung mit Vorsicht ausgelegt werden, um die Gefahr des Rechtsmissbrauchs möglichst auszuschliessen. Eines der obersten Gebote des Obligationenrechts betreffend Generalversammlungen ist das persönliche Teilnahme-, Mitwirkungs- und Antragsrecht der Aktionäre unmittelbar anlässlich der Generalversammlungen; eine Verletzung dieses Gebots hat die Nichtigkeit der Generalversammlung zur Folge.

Um dieses Risiko möglichst gering zu halten empfiehlt es sich, die Zeitspanne zwischen Versand der Einladung vor dem 10. Mai 2020 und des Datums der Generalversammlung nach dem 10. Mai 2020 möglichst gering und angemessen zu halten. Dem wird aus Sicht der Verfasser Rechnung getragen, wenn diese Zeitspanne maximal 30 Tage beträgt. Bei einer längeren Zeitspanne zwischen Einladung und Datum der Generalversammlung könnte der Eindruck erweckt werden, dass die Ausnahmebestimmungen, welche das Teilnahmerecht der Aktionäre beschränken, in rechtsmissbräuchlicher Weise ausgenutzt werden. In jedem Fall wäre zudem die Zuschaltung der Aktionäre via Telefon- oder Videokonferenz oder mittels anderen adäquaten Kommunikations- bzw. Liveübertragungsmöglichkeiten zu empfehlen und die Teilnahme nicht nur auf schriftlichem Weg anzuordnen.

Abhaltung der ordentlichen Generalversammlung nach Ablauf von sechs Monaten

Bei der gesetzlichen Vorschrift die ordentliche Generalversammlung sei innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahrs durchzuführen, handelt es sich um eine Ordnungsvorschrift. Im Falle der Durchführung der ordentlichen Generalversammlung im zweiten Halbjahr, ist die Generalversammlung dennoch gültig zu Stande gekommen und deren Beschlüsse sind aufgrund der Nichtbeachtung der Ordnungsvorschrift nicht anfechtbar.

Für welche Gesellschaften gelten die Vorschriften

Die Sondervorschriften der Verordnung betreffen sämtliche Gesellschaften: Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kollektivgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Vereine und Genossenschaften.

Hinsichtlich Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist jedoch festzuhalten, dass diese gestützt auf Art. 805 des Schweizerischen Obligationenrechts ihre Gesellschafterbeschlüsse bereits von Gesetztes wegen auf schriftlichem Weg fassen können, vorausgesetzt kein Gesellschafter verlangt die mündliche Beratung.

 

Disclaimer: Die in diesem Beitrag enthaltenen Informationen dienen allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Im konkreten Einzelfall kann der vorliegende Inhalt keine individuelle Beratung durch fachkundige Personen ersetzen.

 

Müller Stefan
Arbeits- & Migrationsrecht

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