Wie passen Dropbox und Anwaltsgeheim­nis zusammen?

Wenger Vieli hat sich schon früh mit Fragen zur Sicherheit der digitalen Plattformen für den Informationsaustausch auseinandergesetzt: Auch elektronisch sind bei uns Geheimnisse bestens aufgehoben.

Beschränkte sich die Kommunikation während dreier Jahrzehnte auf persönliche Besprechung, Telefon, Brief, Fax und E-Mail, so gibt es heute eine Vielzahl von weiteren Formen des Informationsaustauschs. Es pingt und blinkt auf allen Geräten und Kanälen, von Zoom bis FaceTime, von iMessage bis Threema, von WeTransfer bis Dropbox. Je nach Alter, Branche oder digitaler Affinität der Klientinnen und Klienten werden unterschiedliche kommunikative Anforderungen gestellt: Manche bevorzugen Briefe und persönliche Treffen, für andere ist eine E-Mail bereits «old school». Anwälte und Anwältinnen müssen die ganze Klaviatur kennen und bespielen können.

Ab 2027 obligatorischer elektronischer Behördenverkehr
Gleichzeitig nimmt die Digitalisierung im Verkehr mit Behörden zu: Das Obligationenrecht stellt heute eine qualifizierte elektronische Unterschrift der handschriftlichen Unterschrift gleich. Waren früher physische Treffen, Zirkularbeschlüsse oder das Herumsenden von Originaldokumenten erforderlich, können heute Verwaltungsratsprotokolle innert weniger Minuten von über die ganze Welt verstreuten Verwaltungsratsmitgliedern auf Signierungsplattformen wie Skribble oder DocuSign rechtsgültig unterzeichnet werden.

Gleichzeitig verpflichten die verschiedenen Prozessgesetze (ZP, StPO, VwVG) die Kantons- und Bundesbehörden, volldigitale Eingaben zu akzeptieren. Das Einreichen von mehreren Ordnern voller kopierter Beilagen und der Sprint zur noch offenen Poststelle zwecks Fristeinhaltung (der «Kick» für viele Prozessanwälte) wird ersetzt durch wenige Mausklicks, mit denen Eingabe und Beilagen via elektronische Plattform an die Behörde gesendet werden können – sei dies vom Büro aus, von zu Hause oder von wo auch immer. Der Bund hat sich zum Ziel gesetzt, dass ab 2027 der elektronische Behördenverkehr für Behörden und Anwaltschaft obligatorisch ist (Projekt Justitia 4.0).

Herausforderungen für die Anwaltschaft
Alle diese Entwicklungen stellen Anwältinnen und Anwälte vor Herausforderungen. Deren zwei ergeben sich aus dem Straf- beziehungsweise dem Datenschutzrecht einerseits und aus dem Auftragsrecht anderseits: Erstens bleibt der Schutz von Daten der Klienten unabhängig von der gewählten Kommunikationsart oberstes Gebot. Und zweitens bleiben Anwältinnen und Anwälte auftragsrechtlich verpflichtet, über ihre Arbeit jederzeit Rechenschaft ablegen zu können. Das bedingt, dass sie nicht nur ihre Arbeitsprodukte, sondern auch ihre (elektronische) Interaktion mit den Klienten und Dritten sauber dokumentieren. Beides ist angesichts der Vielzahl möglicher Kommunikationsformen keine einfache Aufgabe, insbesondere, wenn die Kommunikation über Plattformen von Drittanbietern abgewickelt werden.

Anwaltsgeheimnis bei Dropbox, Zoom und Co.?
Das Anwaltsgeheimnis in der Cloud ist seit Längerem ein Thema. Dabei stellen sich die Fragen nach dem Schutz der Daten des Klienten und der Wahrung des Anwaltsgeheimnisses generell nicht nur in der digitalen Kommunikation mit dem Klienten und Dritten, sondern bereits in der vom Anwalt, von der Anwältin verwendeten Infrastruktur. Betreibt die Kanzlei eigene Datenserver oder nutzt sie die Infrastruktur von Dritten? In letzterem Fall: Wo stehen deren Server, wie und von wem kann darauf zugegriffen werden und wie stellt der Drittanbieter sicher, dass keine unbefugten Zugriffe oder Datenverluste passieren?

Grundsätzlich ist es mittlerweile etablierte Meinung, dass eine Anwältin, ein Anwalt bei der Haltung von elektronischen Daten auf die Dienste Dritter zurückgreifen kann, ohne bereits dadurch das Anwaltsgeheimnis zu verletzen. Der Beizug von Hilfspersonen, die vertraglich zur Wahrung des Anwaltsgeheimnisses und zum Schutz der Klientendaten verpflichtet werden, ist zulässig. In den meisten Fällen erhöht der Beizug eines spezialisierten IT-Outsourcing-Partners die Datensicherheit sogar; Stichworte sind besonders gesicherte Infrastrukturen und redundante Datenhaltung durch permanente Spiegelung der Daten in örtlich getrennten Datenzentren.

Der Vertragsgestaltung mit Outsourcing-Partnern ist indessen eine besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Die Wahrung von (auch strafrechtlich geschützten) Geheimnissen des Klienten erlaubt keine Einschränkungen wie beispielsweise extensive Haftungsbeschränkungen. Der Dritte muss den gleichen Sorgfaltsregeln unterliegen wie der Anwalt, die Anwältin selber.

Gleiches gilt aber auch für weitere Dritte, deren Dienste im Verhältnis zwischen Anwalt und Klient in Anspruch genommen werden: Kommunikations- oder Fileshare-Plattformen, elektronische Übersetzungen oder cloudbasierte Windows-Dienste. Bei all diesen Applikationen – die vielfach auch noch gratis angeboten werden und bei Teilen der Klientschaft verbreitet im Einsatz sind (etwa bei Start-ups) – ist in jedem einzelnen Fall abzuklären, wie die Applikationen in Bezug auf die Speicherung und die Verschlüsselung der übermittelten Daten und in Bezug auf den möglichen Zugriff Dritter operiert. Dabei kann es aus Gründen der Wahrung des Anwaltsgeheimnisses, und damit der Einhaltung der Berufsregeln, geboten sein, anstelle einer Gratisversion einen besseren Schutz bietende kostenpflichtige Version der Applikation zu verwenden oder, im Extremfall, auf die Verwendung einer bestimmten Applikation zu verzichten. In jedem Fall ist der Wunsch des Klienten, eine solche Applikation zu verwenden, nachweisbar zu dokumentieren.

Der Korrespondenzordner im digitalen Zeitalter
Die saubere Führung und Archivierung von Klientendossiers ist, auch wenn eine Kanzlei das papierlose Dossier anstrebt, eine grosse Herausforderung. Nicht nur gibt es auch weiterhin Dokumente, die noch längere Zeit physisch erstellt werden oder jedenfalls aufbewahrt werden müssen (notarielle Urkunden, Testamente, Originale von Verträgen). Neben der obligaten Frage der Dokumentationswürdigkeit bestimmter Korrespondenz (etwa blosse Terminvereinbarungen) stellt sich neu auch die Frage nach der Dokumentation von Korrespondenz über verschiedene Kanäle (beispielsweise relevante Textnachrichten auf Smartphones, Chatprotokolle auf gemeinsam mit der Klientschaft benutzten Applikationen wie MS Teams). Besonders akut ist dieses Problem, wenn Informationen (einschliesslich Vertragsentwürfen) auf Plattformen ausgetauscht werden, die nicht unter der Kontrolle des Anwalts, der Anwältin stehen. Hier einheitliche Prozesse aufzustellen und Regeln durchzusetzen, ist eine grosse Herausforderung, der sich aber jede Anwaltskanzlei stellen muss.

Den Schutz der Geheimnisse wahren
Es ist eine Binsenweisheit, dass sich niemand vor der Digitalisierung verschliessen kann. Das gilt auch für die gemeinhin als konservativ geltende Anwaltsbranche. Eine Kanzlei bereits ab mittlerer Grösse vereinigt Jahrzehnten und Klienten mit gänzlich unterschiedlichen Bedürfnissen bezüglich der persönlichen und der digitalen Kommunikation. Angesichts der Vielfalt der heutigen Herausforderungen sind Anwaltskanzleien gezwungen, das Thema Digitalisierung konstant im Auge zu behalten und ihre internen Prozesse regelmässig anzupassen. So kann sichergestellt werden, dass eine Kanzlei und ihre einzelnen Beraterinnen und Berater stets die für ihren Berufsstand geltenden Regeln einhalten und weiterhin das berechtigte Interesse ihrer Klienten auf Schutz ihrer Geheimnisse bestmöglich wahren können.